Papier, Excel czy program: jak prowadzić dokumentację DDD
Każdy sposób ma swoje zalety. Porównaliśmy je uczciwie na tym, co liczy się w firmie DDD obsługującej zakłady spożywcze: czasie technika i biura, kompletności zapisów i gotowości na audyt.
Porównanie
| Kryterium | Papier | Excel | Monitrap |
|---|---|---|---|
| Zapis kontroli w terenie | Szybki, ale ręczny i podatny na wilgoć | Najczęściej przepisywany z papieru w biurze | Skan kodu QR i karta w telefonie |
| Praca bez zasięgu | Zawsze działa | Na laptopie tak, w terenie rzadko | Tryb offline z automatyczną synchronizacją |
| Ryzyko zgubienia lub nieczytelności | Karty giną, mokną, pismo bywa nieczytelne | Pliki w kilku wersjach na różnych komputerach | Jedno źródło danych z historią zmian |
| Podsumowania stref i trendy | Liczone ręcznie | Możliwe, ale wymaga formuł i czasu | Liczone automatycznie po każdej wizycie |
| Alerty po przekroczeniu progów | Brak | Brak lub ręczne formatowanie | Alert dla kierownika i zalecenie w raporcie |
| Raport dla klienta | Skan lub kopia karty | Ręcznie składany w Wordzie | PDF z akceptacją, wysyłany e-mailem |
| Dostęp klienta i audytora | Segregator w biurze klienta | Pliki wysyłane e-mailem | Portal klienta i link tylko do odczytu |
| Ewidencja produktów biobójczych | Osobny zeszyt lub rubryka w protokole | Osobny arkusz | Rejestr powiązany z kontrolami i partiami |
| Koszt na start | Druk i segregatory | Zwykle już masz licencję | Abonament od 149 zł netto miesięcznie, 30 dni próby |
Kiedy papier wystarczy
Jeśli obsługujesz kilka obiektów bez audytów, a klient nie potrzebuje trendów, dobrze prowadzona papierowa karta kontroli może wystarczyć. Program zaczyna się opłacać, gdy przepisywanie kart zajmuje biuru godziny, a klienci z branży spożywczej proszą o raporty i analizę trendów przed każdym audytem.
Jak przejść z papieru w tydzień
- 1Importujesz listę klientów, stref i urządzeń z Excela.
- 2Drukujesz kody QR i naklejasz je przy najbliższej wizycie.
- 3Technicy robią pierwsze kontrole w telefonie, a stare karty zostają w archiwum.
- 4Klient dostaje dostęp do portalu i pierwszy raport PDF.
Pytania o przejście z papieru
Czy muszę przepisywać historię z papierowych kart?
Nie. Zwykle zaczyna się od bieżących kontroli, a archiwalne karty zostają w dotychczasowej formie. Jeśli masz historię w Excelu, możemy pomóc ją zaimportować.
Czy technicy poradzą sobie z aplikacją?
Karta kontroli ma tylko pola potrzebne dla danego typu urządzenia. Jeśli technik umie zrobić zdjęcie telefonem, poradzi sobie po jednym szkoleniu.
Czy elektroniczna dokumentacja DDD jest akceptowana na audytach?
Standardy oczekują kompletnych, czytelnych i dostępnych zapisów, a nie konkretnej formy. Dokumentacja elektroniczna z datą, autorem i historią zmian zwykle ułatwia audyt.
Przenieś jednego klienta i porównaj sam
Na demo pokażemy import z Excela i pierwszą kontrolę w telefonie.