Jak prowadzić dokumentację deratyzacji w zakładzie spożywczym

Jak prowadzić dokumentację deratyzacji, żeby kierownik jakości, inspektor sanitarny i audytor BRCGS czy IFS znaleźli w niej odpowiedź bez dopytywania? Zacznij od kompletu dokumentów stałych, zapisuj każdą wizytę w tym samym układzie i zamykaj każde zalecenie. Poniżej znajdziesz listę elementów teczki DDD, porównanie papieru z wersją elektroniczną i typowe błędy, które łatwo wychwycić podczas audytu.

Dokumentacja DDD, HACCP i Sanepid: od czego zacząć

Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 zobowiązuje przedsiębiorstwa spożywcze do stosowania odpowiednich procedur zwalczania szkodników (załącznik II, rozdział IX). W zakładzie ta procedura jest częścią programu dobrej praktyki higienicznej, na którym opiera się system HACCP. Dlatego dokumentacja DDD HACCP to nie osobny segregator leżący w biurze firmy DDD, tylko dowód, że jeden z programów warunków wstępnych działa.

Przepisy nie narzucają jednego wzoru teczki. Przy kontroli urzędowej inspektor sprawdza, czy zakład ma opisany program, czy go realizuje i czy są na to zapisy. Jeśli więc pytasz, jak ma wyglądać dokumentacja DDD dla Sanepidu, odpowiedź brzmi: tak samo jak dla audytora, tylko audytor zajrzy głębiej. Standardy BRCGS, IFS i AIB dokładają wymagania szczegółowe: ocenę ryzyka, analizę trendów, coroczny przegląd programu i dowody, że zalecenia zostały wykonane. Teczka przygotowana pod audyt zwykle pokrywa też to, o co pyta inspektor.

Jak prowadzić dokumentację deratyzacji: zawartość teczki DDD

Podziel dokumenty na dwie grupy. Stałe aktualizujesz przy zmianach, bieżące powstają przy każdej wizycie.

Dokumenty stałe

1. Umowa i zakres usługi. Obiekty i strefy, rodzaje i liczba urządzeń, docelowe szkodniki, częstotliwość kontroli, czas reakcji na zgłoszenie, forma raportów, osoby kontaktowe po obu stronach. Wpisz też podział obowiązków: firma DDD odpowiada za kontrole i zabiegi, zakład za uszczelnienia, porządek i wdrożenie zaleceń.
2. Ocena ryzyka. Uzasadnienie liczby urządzeń i częstotliwości kontroli: otoczenie zakładu, rodzaj surowców i wyrobów, historia aktywności. Z datą ostatniego przeglądu. BRCGS wymaga jej przeglądu m.in. po zmianach w budynku lub procesie i po poważnym problemie ze szkodnikami.
3. Plan rozmieszczenia urządzeń. Aktualny plan całego terenu z ponumerowanymi urządzeniami i legendą typów: stacja deratyzacyjna z przynętą toksyczną lub nietoksyczną, pułapka mechaniczna, lampa owadobójcza, pułapka feromonowa. Na planie data i numer wersji.
4. Wykaz produktów biobójczych. Nazwa handlowa, substancja czynna, numer pozwolenia, kategoria użytkownika z etykiety, a do każdego produktu aktualna karta charakterystyki i etykieta. Szczegóły opisujemy w tekście o ewidencji produktów biobójczych.
5. Uprawnienia i szkolenia techników. Potwierdzenia szkoleń wymaganych przepisami i warunkami stosowania produktów, szkolenia z zasad higieny obowiązujących u klienta, lista osób, które wykonują usługę w zakładzie.

Dokumenty bieżące

6. Karty kontroli. Z każdej wizyty: data, godzina, technik, a przy każdym urządzeniu stan, aktywność, wymiana przynęty lub wkładu lepowego, uszkodzenie, brak dostępu. „Brak aktywności” i „brak dostępu” to dwie różne informacje i zapisujesz je osobno.
7. Protokoły zabiegów. Deratyzacja, dezynsekcja, dezynfekcja: produkt i numer pozwolenia, ilość, miejsce, metoda, cel zabiegu, zalecenia dla personelu (np. kiedy pomieszczenie może wrócić do użytku), podpis technika i przedstawiciela zakładu.
8. Raporty okresowe z trendem. Zestawienie aktywności po strefach i w czasie, z wnioskami. BRCGS Issue 9 wymaga analizy trendów co najmniej raz w roku i po infestacji, IFS Food 8 monitorowania skuteczności z analizą trendów. Jak czytać takie dane, piszemy w tekście o analizie trendów szkodników.
9. Zalecenia i działania naprawcze. Rejestr z numerem zalecenia, opisem, osobą odpowiedzialną, terminem i statusem. Zalecenie bez statusu to jedno z pierwszych pytań audytora.
10. Roczny przegląd programu. Pogłębiona inspekcja całego zakładu przez specjalistę, z rekomendacjami zmian. W BRCGS to osobne wymaganie (4.14.10), w AIB coroczna ocena obiektu (standard 4.1 w wydaniu z 2023 r.). Omówienie punktu BRCGS znajdziesz w artykule BRCGS 4.14: kontrola szkodników.

Ściąga: kto i kiedy aktualizuje

Przykład dobrze opisanej kontroli

Tak może wyglądać wpis, z którego audytor wyczyta wszystko bez dopytywania:

Stacja 14, magazyn surowców, strefa B. Przynęta nietoksyczna, ślady żerowania na około 30% przynęty, odchody przy stacji. Działanie: wymiana przynęty, dodatkowa pułapka mechaniczna 14a (tymczasowa, naniesiona na plan). Zalecenie Z-031: uszczelnić przepust kablowy przy ścianie północnej. Odpowiada: utrzymanie ruchu klienta, termin: 15 listopada.

Na kolejnej wizycie technik dopisuje status zalecenia i wynik kontroli stacji 14 i 14a. Gdy aktywność ustaje, pułapkę tymczasową zdejmuje i aktualizuje plan.

W jakiej kolejności ułożyć teczkę

Audytor przegląda dokumenty od ogółu do szczegółu, więc ułóż je tak samo:

1. umowa i zakres usługi, ocena ryzyka;
2. plan rozmieszczenia urządzeń w aktualnej wersji;
3. wykaz produktów biobójczych z kartami charakterystyki i etykietami;
4. uprawnienia i szkolenia techników;
5. ostatni przegląd roczny i raport trendów;
6. rejestr zaleceń z bieżącym statusem;
7. karty kontroli i protokoły zabiegów, od najnowszych.

Na pierwszej stronie dodaj spis treści z datą ostatniej aktualizacji każdej części. Kierownik jakości od razu widzi, czego brakuje, a Ty masz gotową listę do przeglądu przed audytem.

Papier czy elektroniczna dokumentacja DDD

BRCGS w punkcie 4.14.4 wprost dopuszcza zapisy papierowe albo prowadzone w systemie elektronicznym. IFS i AIB też nie wymagają papieru. Liczy się to, czy zapis jest kompletny, ma autora i datę oraz czy można go pokazać na żądanie.

Papier:

• działa wszędzie, ale technik przepisuje dane z urządzenia na kartę, a potem ktoś przepisuje je do raportu;
• trend liczy się ręcznie w arkuszu, często dopiero przed audytem;
• oryginał leży w jednym miejscu, w zakładzie albo w biurze firmy DDD;
• łatwo o nieczytelny wpis, brakującą stronę albo kartę wypełnioną „z pamięci” po wizycie.

Elektroniczna dokumentacja DDD:

• wpis powstaje przy urządzeniu, z datą, godziną i nazwiskiem technika;
• trend i podsumowania stref liczą się z każdej wizyty, bez przepisywania;
• klient i audytor mają dostęp do zapisów bez wysyłania skanów;
• wymaga ustalenia zasad: kto może poprawić zamknięty zapis, jak robione są kopie zapasowe, jak wygląda wydruk dla klienta.

Wybierając system, sprawdź, czy technik zapisze kontrolę bez zasięgu (chłodnie, piwnice, hale z grubymi ścianami), czy każde urządzenie ma unikalny identyfikator powiązany z planem i czy z danych powstaje raport, który możesz od razu przekazać klientowi. W Monitrap technik skanuje kod QR urządzenia i wypełnia mobilną kartę kontroli, także offline, a raport PDF na audyt z trendem powstaje z tych samych zapisów.

Typowe błędy w dokumentacji deratyzacji

• Plan nie nadąża za terenem. Po remoncie przybyły stacje, których nie ma na planie, albo numeracja w terenie rozjechała się z planem.
• Karty pisane z pamięci. Identyczne wpisy przez kilka miesięcy, także wtedy, gdy w strefie trwał remont i do części urządzeń nie było dostępu.
• „OK” zamiast „brak dostępu”. Stacja zastawiona paletami zapisana jako sprawdzona bez aktywności.
• Brakująca stacja bez wyjaśnienia. BRCGS wymaga zapisania, przeanalizowania i wyjaśnienia każdej brakującej stacji (4.14.5). Sam wpis „brak” nie wystarczy, potrzebna jest informacja, co ustalono i co zrobiono.
• Zalecenia bez zamknięcia. „Uszczelnić szczelinę pod bramą nr 3” powtarzane w kolejnych raportach od pół roku, bez terminu i osoby odpowiedzialnej.
• Produkt spoza wykazu. W protokole zabiegu pojawia się preparat, którego nie ma w wykazie, albo karta charakterystyki jest w nieaktualnej wersji.
• Trutki bez uzasadnienia. Toksyczne przynęty w strefie z odkrytym produktem bez opisu, że zwalczacie aktywną infestację. W BRCGS to wyjątek, a nie reguła.
• Trend bez wniosków. Tabela z liczbami, ale bez zdania, co z niej wynika i co zmieniacie w programie.
• Lampy owadobójcze bez zapisów. Brak liczby i rodzaju odłowów oraz daty wymiany świetlówek, choć to podstawa trendu dla owadów latających.

Każdy z tych błędów da się wyłapać w godzinę, przeglądając teczkę z planem w ręku. Zrób taki przegląd na kilka tygodni przed planowanym audytem klienta, a przy standardach z audytami niezapowiedzianymi trzymaj teczkę w gotowości przez cały rok.

Najczęstsze pytania

Czy dokumentację deratyzacji można prowadzić tylko elektronicznie?+

Tak. BRCGS wprost dopuszcza zapisy papierowe albo prowadzone w systemie elektronicznym, a IFS i AIB nie wymagają papieru. Warunek: zapis jest kompletny, ma datę i autora, nie da się go zmienić bez śladu, a klient i audytor mają do niego dostęp.

Kto odpowiada za dokumentację DDD: firma DDD czy zakład?+

Obie strony. Firma DDD tworzy zapisy z kontroli, zabiegów i zaleceń. Zakład odpowiada za to, że program działa i że zalecenia są wykonane. BRCGS i IFS zostawiają tę odpowiedzialność po stronie zakładu także wtedy, gdy usługę wykonuje firma zewnętrzna.

Co sprawdza Sanepid w dokumentacji DDD?+

Inspektor sprawdza, czy zakład ma i stosuje procedurę zwalczania szkodników w ramach dobrej praktyki higienicznej: umowę lub opis programu, plan urządzeń, zapisy z kontroli i zabiegów oraz informacje o użytych produktach biobójczych. Przepisy nie narzucają jednego wzoru teczki.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje treści standardów, przepisów ani etykiet produktów. Przed audytem sprawdź aktualne wydanie standardu, który stosuje Twój klient.