Ewidencja produktów biobójczych w firmie DDD: co musi zawierać

Ewidencja produktów biobójczych to jeden z pierwszych dokumentów, o które prosi kierownik jakości zakładu spożywczego i audytor. Chcą wiedzieć, jakich produktów używasz, czy są dopuszczone do obrotu, gdzie i w jakiej ilości je zastosowałeś i z jakiej partii pochodziły. Przepisy, w tym rozporządzenie BPR 528/2012, nie narzucają firmie DDD jednego wzoru takiego dokumentu, ale bez dobrze prowadzonej ewidencji trudno pokazać, że stosujesz produkty zgodnie z warunkami pozwolenia.

Ewidencja produktów biobójczych: skąd wynika potrzeba

Nie ma jednego przepisu, który mówi „prowadź ewidencję w takim układzie”. Potrzeba wynika z kilku źródeł naraz.

Rozporządzenie (UE) nr 528/2012 (BPR)

BPR reguluje udostępnianie na rynku i stosowanie produktów biobójczych w UE. Dla firmy DDD najważniejsze są trzy zasady:

• Stosowanie zgodnie z pozwoleniem. Art. 17 ust. 5 wymaga, by produkt był stosowany zgodnie z warunkami pozwolenia oraz z oznakowaniem. Właściwe stosowanie to także łączenie metod fizycznych, biologicznych, chemicznych i innych tak, by ograniczyć użycie produktów biobójczych do niezbędnego minimum.
• Etykieta jako źródło danych. Art. 69 określa, co musi być na etykiecie, m.in. substancja czynna i jej stężenie, numer pozwolenia, numer partii, termin ważności, sposób stosowania i dawkowanie oraz, gdy dotyczy, kategorie użytkowników, do których produkt jest ograniczony. To są pola Twojej ewidencji.
• Karty charakterystyki. Art. 70 odsyła do art. 31 rozporządzenia REACH: karta charakterystyki jest sporządzana i przekazywana w przypadkach, w których wymaga tego REACH.

Obowiązek prowadzenia rejestrów z art. 68 BPR dotyczy posiadaczy pozwoleń, czyli strony rynku, a nie firm stosujących produkty.

Ustawa z dnia 9 października 2015 r. o produktach biobójczych

Polska ustawa uzupełnia BPR. Z punktu widzenia firmy DDD ważne są zapisy, że:

• udostępniać na rynku i stosować można produkty, na które wydano pozwolenie, zezwolenie na handel równoległy albo pozwolenie na obrót (art. 5),
• produkty stosuje się racjonalnie, ograniczając ich użycie do niezbędnego minimum, i zgodnie z zaleceniami na etykiecie i w ulotce (art. 6 ust. 1),
• produkty stosowane w Polsce mają oznakowanie w języku polskim (art. 6 ust. 2),
• produkty podlegają wpisowi do Wykazu Produktów Biobójczych, który prowadzi Prezes URPL i publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej, z aktualizacją nie rzadziej niż raz w miesiącu (art. 7).

Ostatni tekst jednolity ustawy ogłoszono w Dz.U. z 2021 r. poz. 24. Przed powołaniem się na konkretny artykuł sprawdź aktualną wersję w ISAP.

Przepisy BHP

Kodeks pracy (art. 221) nie pozwala stosować substancji i mieszanin niebezpiecznych, jeśli pracodawca nie ma ich aktualnego spisu i kart charakterystyki. Wiele produktów biobójczych to mieszaniny niebezpieczne, więc spis i karty i tak musisz mieć. Ewidencja produktów może być punktem wyjścia do tego spisu.

Klienci, standardy i kontrole

Zakłady audytowane według BRCGS, IFS Food czy AIB oczekują od firmy DDD informacji o stosowanych produktach, ich kart charakterystyki i etykiet. Norma PN-EN 16636 ma osobne wymagania dotyczące zaopatrzenia w środki, ich stosowania oraz dokumentacji. Więcej o normie przeczytasz w artykule o normie EN 16636.

Państwowa Inspekcja Sanitarna kontroluje rynek produktów biobójczych, także u podmiotów stosujących je zawodowo. W ogólnopolskiej akcji dotyczącej rodentycydów i insektycydów, podsumowanej w grudniu 2024 r., sprawdzano m.in. pozwolenia, oznakowanie i karty charakterystyki. Wśród nieprawidłowości wskazano produkty bez ważnego pozwolenia, błędy w oznakowaniu i przekroczony termin ważności. Dobra ewidencja pozwala wychwycić te problemy, zanim zrobi to inspektor.

Co powinna zawierać ewidencja produktów biobójczych

Podziel ewidencję na dwie części: kartotekę produktów, których używa firma, i rejestr zastosowań z każdej wizyty.

Kartoteka produktów

Rejestr zastosowań

Dla każdego zastosowania zapisz:

• datę i technika,
• klienta, lokalizację, strefę i numer urządzenia lub miejsce zabiegu,
• produkt i numer partii, z terminem ważności partii,
• ilość wyłożoną, uzupełnioną i pobraną, w jednostkach z etykiety,
• cel: zwalczanie aktywnego zasiedlenia, zabieg zapobiegawczy, jeśli pozwala na to SPC,
• datę usunięcia przynęty lub pozostałości po zakończeniu zabiegu, jeśli dotyczy,
• uwagi, np. martwe gryzonie usunięte, przynęta zawilgocona.

Przykład z audytu: audytor wybiera stację 27 na planie i pyta, co w niej było 12 marca. Pokazujesz kartę kontroli z tego dnia, a w rejestrze zastosowań nazwę produktu, numer partii i ilość. Z kartoteki wynika, że pozwolenie było wtedy ważne, a karta charakterystyki jest w aktualnej wersji.

Typy produktów biobójczych w pracy firmy DDD

BPR dzieli produkty biobójcze na typy (w polskiej wersji przepisów: grupy produktowe) wymienione w załączniku V. W firmie DDD najczęściej spotkasz te:

Nazwy w tabeli to nasze skrócone tłumaczenie. Typ produktu podaje pozwolenie i SPC. Nie przypisuj go na podstawie nazwy handlowej. Pułapki feromonowe i lepy mogą, ale nie muszą być produktami biobójczymi, dlatego sprawdzaj to dla każdego wyrobu.

Jak sprawdzić, czy produkt jest dopuszczony

1. Odczytaj z etykiety nazwę i numer pozwolenia.
2. Znajdź produkt w Wykazie Produktów Biobójczych URPL. Dla produktów dopuszczonych w procedurach unijnych pomocna jest też wyszukiwarka pozwoleń ECHA.
3. Porównaj nazwę, numer, termin ważności pozwolenia i kategorię użytkowników.
4. Zapisz datę sprawdzenia w kartotece produktu.
5. Powtarzaj sprawdzenie okresowo i przy każdej nowej dostawie, bo pozwolenia wygasają, zmieniają się lub są cofane.

Czego oczekują klienci i audytorzy

Lista kontrolna przed audytem u klienta:

• aktualna lista produktów stosowanych w zakładzie, najlepiej zaakceptowana przez klienta,
• etykiety lub SPC i karty charakterystyki dla każdego produktu, dostępne dla klienta,
• zgodność produktów na liście z tymi w rejestrze zastosowań,
• numery partii przy każdym zastosowaniu i możliwość odtworzenia, gdzie trafiła dana partia,
• przynęty toksyczne tylko tam, gdzie przewiduje to plan rozmieszczenia urządzeń,
• dowód, że technik należy do kategorii użytkowników dopuszczonej w SPC,
• zapis usunięcia przynęt po zakończeniu zabiegu, jeśli SPC tego wymaga.

Pełną listę dokumentów teczki DDD znajdziesz w poradniku jak prowadzić dokumentację deratyzacji.

Jak prowadzić ewidencję w praktyce

Ewidencja działa, gdy dane wpisuje się raz, w miejscu, gdzie powstają:

1. Przyjęcie do magazynu. Nazwa, numer partii, termin ważności, ilość, data dostawy.
2. Wydanie technikowi. Kto wziął, jaką partię i ile.
3. Zastosowanie. Zapis w karcie kontroli lub protokole zabiegu, z partią i ilością.
4. Zwrot lub utylizacja. Co wróciło do magazynu, co trafiło do odpadów.

Na papierze ten obieg wymaga przepisywania danych z protokołów do zbiorczego zestawienia. W Monitrap rejestr biocydów prowadzisz w tym samym programie, w którym technicy zapisują kontrole w mobilnej karcie kontroli. Klient i audytor zaglądają do dokumentacji przez portal klienta i link dla audytora, bez wysyłania segregatora.

Najczęstsze braki w ewidencji

• Brak numeru partii przy zastosowaniu.
• Karta charakterystyki w starej wersji albo w języku innym niż polski.
• Produkt na liście klienta, którego pozwolenie wygasło.
• Ilości zapisane jako „1 opakowanie” zamiast w gramach lub mililitrach.
• Zastosowania wpisane w protokole, ale nieobecne w zestawieniu zbiorczym.
• Brak informacji, które urządzenia pracują z przynętą toksyczną, a które bez trucizny.

Najczęstsze pytania

Czy istnieje urzędowy wzór ewidencji produktów biobójczych dla firm DDD?+

Rozporządzenie BPR 528/2012 i polska ustawa o produktach biobójczych nie wprowadzają jednego wzoru ewidencji dla firm stosujących produkty. Zakres zapisów wynika z warunków stosowania produktu, przepisów BHP, wymagań klienta i standardów takich jak BRCGS, IFS Food czy PN-EN 16636.

Jak sprawdzić, czy produkt biobójczy jest dopuszczony w Polsce?+

Odczytaj numer pozwolenia z etykiety i porównaj go z Wykazem Produktów Biobójczych, który URPL publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej. Sprawdź nazwę produktu, numer, termin ważności pozwolenia i kategorię użytkowników.

Czy przynętę nietoksyczną trzeba wpisywać do ewidencji produktów biobójczych?+

Jeśli przynęta nie jest produktem biobójczym, nie jest objęta przepisami o produktach biobójczych. W praktyce i tak zapisuj ją w karcie kontroli i w planie, żeby było jasne, które urządzenia pracują w trybie monitoringu, a które w trybie zwalczania.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje treści standardów, przepisów ani etykiet produktów. Przed audytem sprawdź aktualne wydanie standardu, który stosuje Twój klient.