Norma EN 16636 w firmie DDD: etapy usługi, kompetencje, dokumenty

Norma EN 16636 to europejski standard dla firm świadczących usługi zarządzania szkodnikami. W Polsce funkcjonuje jako PN-EN 16636:2015 i opisuje dwie rzeczy: jak ma przebiegać profesjonalna usługa, od pierwszego kontaktu z klientem do potwierdzenia skuteczności, oraz jakie kompetencje musi mieć personel. Jeśli obsługujesz zakłady spożywcze, ta norma porządkuje pracę, którą i tak wykonujesz, i pokazuje, jakie dokumenty powinny po niej zostać.

Czym jest norma EN 16636 i kogo dotyczy

Normę przygotował komitet CEN/TC 404, zajmujący się usługami firm zwalczających szkodniki. CEN zatwierdził ją w styczniu 2015 roku, a krajowe komitety normalizacyjne, w tym polski, wprowadziły ją do swoich zbiorów norm w 2015 roku. Angielski tytuł to „Pest management services – Requirements and competences”, czyli usługi zarządzania szkodnikami, wymagania i kompetencje.

Norma dotyczy firm, które profesjonalnie oceniają zagrożenie szkodnikami, doradzają, zapobiegają i wykonują zwalczanie. Nie obejmuje ochrony upraw polowych ani rutynowego sprzątania i dezynfekcji wykonywanych przez firmy sprzątające.

Treść normy dzieli się na dwie części:

• proces usługi, rozpisany na kolejne etapy (rozdział 5),
• kompetencje i wymagania organizacyjne: kompetencje personelu, sprzęt, zaopatrzenie w środki i ich stosowanie, dokumentacja, ubezpieczenie oraz podwykonawstwo (rozdziały 6 i 7, z normatywnym załącznikiem A opisującym wymagane kompetencje).

Wdrożenie normy jest dobrowolne. Nie potrzebujesz certyfikatu ISO 9001, żeby ją wdrożyć, choć firmy z systemem ISO mają część procedur już opisaną.

Norma EN 16636 a certyfikacja CEPA Certified

CEPA, czyli Konfederacja Europejskich Stowarzyszeń Zwalczania Szkodników, opracowała protokół certyfikacji CEPA Certified. To on sprawia, że wymagania normy da się zbadać w audycie. Audyty prowadzą jednostki certyfikujące uznane przez CEPA, z audytorami znającymi branżę.

Typowy przebieg według opisu jednostek certyfikujących:

1. Samoocena firmy, do której CEPA udostępnia własne narzędzie.
2. Audyt początkowy, zwykle połączony z wizytą u jednego z Twoich klientów.
3. Raport z audytu i czas na zamknięcie niezgodności.
4. Wydanie certyfikatu i wpis do katalogu CEPA.
5. Audyt nadzoru w połowie cyklu, około 18 miesięcy po audycie początkowym.
6. Recertyfikacja po trzech latach.

Dla klienta z branży spożywczej certyfikat jest sygnałem, że Twoja usługa ma powtarzalny proces i dokumentację. Nie zastępuje wymagań standardu, według którego audytowany jest zakład. Więcej o tym, czego szuka audytor zakładu, przeczytasz w artykule o BRCGS 4.14 i kontroli szkodników.

Etapy usługi według normy EN 16636

Rozdział 5 normy opisuje przepływ usługi w dwunastu krokach. Poniżej znajdziesz je w uproszczeniu, razem z dokumentem, który powinien zostać po każdym z nich. Nazwy etapów to nasze tłumaczenie robocze, a nie brzmienie normy.

Ocena potrzeb i inspekcja

Pierwsza wizyta w nowym zakładzie to nie tylko liczenie miejsc na stacje. Zapisz, pod jaki standard audytowany jest klient, które strefy są dla niego krytyczne, jakie szkodniki notował wcześniej i co wynika z poprzedniej dokumentacji. Przykład z terenu: przy przejęciu obsługi piekarni okazuje się, że poprzedni wykonawca nie monitorował moli spożywczych w magazynie mąki. To ustalenie trafia do raportu z inspekcji, a później do planu.

Ocena ryzyka i plan

Norma kładzie nacisk na analizę przyczyn, a nie tylko na zwalczanie objawów. W praktyce oznacza to, że plan wynika z oceny ryzyka: tam, gdzie ryzyko jest wyższe, masz gęstszą sieć urządzeń, częstsze kontrole albo dodatkowe metody nietoksyczne. Jak przełożyć ocenę ryzyka na częstotliwość wizyt, opisujemy w artykule jak często kontrolować stacje deratyzacyjne.

Realizacja, raport i zalecenia

Każda wizyta kończy się zapisem wewnętrznym i raportem dla klienta. Raport mówi, co sprawdziłeś, co znalazłeś, jakie środki zastosowałeś i co klient powinien poprawić po swojej stronie, na przykład uszczelnić bramę rampy albo usunąć odpady spod ściany magazynu.

Norma rozróżnia zapis wewnętrzny i raport dla klienta. Zapis wewnętrzny służy Tobie: pokazuje, kto był na obiekcie, czego użył i ile. Raport ma być zrozumiały dla kierownika jakości, który nie zna się na biologii szkodników. Zamiast „aktywność w stacjach 4, 7, 9” napisz, że aktywność dotyczy stacji przy rampie od strony pola, i dodaj, co trzeba zrobić, żeby ją ograniczyć.

Ocena skuteczności i monitoring

Ostatnie etapy zamykają pętlę: sprawdzasz, czy problem ustąpił, a przy stałej obsłudze prowadzisz monitoring. Tu przydaje się porównywanie wyników z kolejnych okresów. Jak to zrobić, pokazujemy w artykule o analizie trendów szkodników.

Kompetencje personelu według EN 16636

Normatywny załącznik A opisuje wymagane kompetencje dla różnych funkcji w firmie, nie tylko dla techników. Jednostki certyfikujące opisują go jako matrycę kompetencji obejmującą także sprzedaż i administrację. W praktyce audytor sprawdzi, czy umiesz pokazać, kto ma jakie przygotowanie i jak je potwierdzasz.

Lista kontrolna dla firmy DDD:

• matryca kompetencji: stanowiska, wymagana wiedza, aktualny stan dla każdej osoby,
• potwierdzenia szkoleń i uprawnień, z datami ważności tam, gdzie mają zastosowanie,
• plan szkoleń na kolejny rok i zapis szkoleń wewnętrznych, np. nowych procedur,
• zasady nadzoru nad nowymi technikami, zanim zaczną samodzielne wizyty,
• wykaz sprzętu, jego przeglądów i napraw,
• zasady zakupu, przechowywania i wydawania produktów biobójczych,
• ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej,
• zasady pracy z podwykonawcami, jeśli z nich korzystasz.

Dokumentacja, której wymaga podejście z normy

Norma ma osobny punkt o dokumentacji i zapisach. Nie narzuca jednego formatu, ale z całego procesu wynika zestaw dokumentów, które warto mieć dla każdego klienta:

1. Umowa lub propozycja z zakresem usługi.
2. Raport z inspekcji i ocena ryzyka obiektu.
3. Plan zarządzania szkodnikami z mapą urządzeń.
4. Karty kontroli i protokoły zabiegów z każdej wizyty.
5. Zapis zastosowanych produktów biobójczych z numerami partii. Szczegóły opisujemy w artykule o ewidencji produktów biobójczych.
6. Zalecenia dla klienta wraz ze statusem wykonania.
7. Ocena skuteczności i okresowe podsumowania.
8. Zapisy dotyczące odpadów.

Ten sam zestaw sprawdza audytor zakładu spożywczego. Pełną listę dokumentów teczki DDD znajdziesz w poradniku jak prowadzić dokumentację deratyzacji.

Jak przygotować firmę DDD do wdrożenia normy

1. Kup aktualne wydanie normy w Polskim Komitecie Normalizacyjnym i przeczytaj rozdziały 5 i 6 oraz załącznik A. Ten artykuł nie zastępuje tekstu normy.
2. Porównaj swój proces z etapami normy. Wypisz, które etapy wykonujesz, ale ich nie dokumentujesz. Najczęściej brakuje oceny ryzyka i oceny skuteczności.
3. Ujednolić dokumenty. Jeden wzór raportu z inspekcji, jeden wzór karty kontroli, jedna ewidencja produktów.
4. Zbuduj matrycę kompetencji i uzupełnij potwierdzenia szkoleń.
5. Przetestuj proces na jednym kliencie. Przejdź wszystkie etapy i sprawdź, czy z dokumentacji da się odtworzyć, co się działo.
6. Zrób samoocenę i dopiero wtedy umów audyt w jednostce certyfikującej.

Najczęstsze luki przy wdrażaniu normy

Firmy DDD, które od lat obsługują zakłady spożywcze, zwykle mają większość elementów normy. Luki pojawiają się w kilku powtarzalnych miejscach:

• ocena ryzyka zrobiona raz, przy podpisaniu umowy, i nigdy nieaktualizowana,
• plan rozmieszczenia urządzeń bez daty i numeru wersji,
• raporty z wizyt bez zaleceń albo z zaleceniami bez statusu,
• brak zapisu, że sprawdziłeś skuteczność po zabiegu,
• produkty biobójcze zapisane bez numerów partii,
• szkolenia potwierdzone tylko ustnie,
• podwykonawca, który pracuje według własnych wzorów dokumentów.

Każdą z tych luk zamkniesz bez dużych nakładów, jeśli zaczniesz od jednego wzoru dokumentu i będziesz go konsekwentnie stosować u wszystkich klientów.

Jeśli prowadzisz kontrole w aplikacji, część tej pracy masz z głowy: urządzenia mają stałe numery i historię, a każda wizyta zostawia ten sam układ zapisu. W Monitrap z kontroli powstają raporty PDF gotowe na audyt, z wynikami w strefach i zaleceniami dla klienta.

Najczęstsze pytania

Czy norma EN 16636 jest obowiązkowa dla firm DDD?+

Nie. To norma dobrowolna. Firma DDD sama decyduje, czy wdroży jej wymagania i czy przejdzie certyfikację CEPA Certified. O certyfikat mogą jednak pytać klienci, zwłaszcza zakłady spożywcze i firmy wielooddziałowe.

Jak długo jest ważny certyfikat CEPA Certified?+

Jednostki certyfikujące podają, że certyfikat jest ważny trzy lata, a w trakcie cyklu odbywa się audyt nadzoru, zwykle około 18 miesięcy po audycie początkowym. Szczegóły harmonogramu potwierdź w wybranej jednostce certyfikującej.

Czy certyfikat EN 16636 zastępuje wymagania BRCGS albo IFS u klienta?+

Nie. Standard klienta nadal obowiązuje i audytor zakładu sprawdza jego wymagania. Certyfikat pokazuje, że usługa jest prowadzona według uporządkowanego procesu z oceną ryzyka, raportem i oceną skuteczności, co ułatwia spełnienie wymagań klienta.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje treści standardów, przepisów ani etykiet produktów. Przed audytem sprawdź aktualne wydanie standardu, który stosuje Twój klient.